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固定資產(chǎn)管理解決方案

協(xié)同實(shí)物資產(chǎn)管理使工作流與審批流無(wú)縫融入到具體事務(wù)的管理中，方便快捷、高效高質(zhì)，再加上協(xié)同的移動(dòng)辦公，管理者真即使“一部手機(jī)走天涯”也隨時(shí)隨地的管理。協(xié)同實(shí)物資產(chǎn)管理的不同于其它管理系統(tǒng)的地方還在于：

管理應(yīng)用能自由擴(kuò)展，多方面延伸，特殊管理內(nèi)容也能實(shí)現(xiàn)，對(duì)接其它的業(yè)務(wù)應(yīng)用也很容易。

組織發(fā)展變革使得實(shí)物資產(chǎn)管理發(fā)生變化的，可以適時(shí)進(jìn)行平滑更新升級(jí)。

使用中承載組織的制度、規(guī)范、要求、標(biāo)準(zhǔn)等，使用者的行為按規(guī)定執(zhí)行。

通過授權(quán)讓員工都參與到管理中，使管理不再是某個(gè)人或某個(gè)部門的管理，如此使管理。

可與協(xié)同HR管理、協(xié)同采購(gòu)管理、協(xié)同財(cái)務(wù)管理等應(yīng)用無(wú)縫集成，真正為組織構(gòu)建一體化的整體解決方案。

固定資產(chǎn)管理方案概述

方案背景

目前，雖然市場(chǎng)上存在一些固定資產(chǎn)管理軟件，在很大程度上解決了手工記賬方式的問題，但多數(shù)系統(tǒng)在建設(shè)之初沒有考慮與其他系統(tǒng)融合問題及數(shù)據(jù)如何統(tǒng)計(jì)上報(bào)的問題，導(dǎo)致組織中的"信息孤島"越建越多，甚至因此而導(dǎo)致部分信息系統(tǒng)建設(shè)流于形式，建設(shè)起來(lái)后并沒有良好的投入使用。

協(xié)同固定資產(chǎn)管理以企業(yè)中的實(shí)物資產(chǎn)管理為主，是對(duì)經(jīng)濟(jì)生活中所創(chuàng)造的用于生產(chǎn)物品和提供服務(wù)的資產(chǎn)進(jìn)行管理。實(shí)務(wù)資產(chǎn)是創(chuàng)造財(cái)富和收入的資產(chǎn)，為經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造凈利潤(rùn)。它包括土地、建筑物、知識(shí)、用于生產(chǎn)產(chǎn)品的機(jī)械設(shè)備和運(yùn)用這些資源必須的有技術(shù)的工人。

實(shí)物資產(chǎn)按管理屬性的分類：

固定資產(chǎn)：獨(dú)立使用；耐用期在一年及以上；單價(jià)：專用設(shè)備≥800元及以上，一般設(shè)備≥500元及以上。

特例：?jiǎn)渭蝺r(jià)達(dá)不到固定資產(chǎn)起點(diǎn)單價(jià)，但成批數(shù)量，其總價(jià)達(dá)到固定資產(chǎn)起點(diǎn)單價(jià)。單位認(rèn)為必須按固定資產(chǎn)管理的實(shí)物資產(chǎn)。

低值耐久品：獨(dú)立使用；耐用期在一年及以上；單價(jià)：專用設(shè)備<800元，一般設(shè)備<500元。

材料易耗品：不能獨(dú)立使用或在使用中；一次性消耗或轉(zhuǎn)為其它形式的物品；耐用期在一年以下；單價(jià)不限。

管理難點(diǎn)

實(shí)物資產(chǎn)的管理牽涉面非常廣，一個(gè)單位內(nèi)所有的員工幾乎都可能涉及，管理的難度不小。資產(chǎn)的申請(qǐng)購(gòu)買、采購(gòu)入庫(kù)、領(lǐng)用保管、維修保養(yǎng)、報(bào)廢報(bào)損、饋贈(zèng)轉(zhuǎn)讓等一系列過程持續(xù)時(shí)間很長(zhǎng)、審批記錄很多，因此對(duì)于實(shí)物資產(chǎn)的管理是其生命周期的管理，是連貫而持續(xù)的。

對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的管理，要求權(quán)責(zé)落實(shí)，使用者享有使用權(quán)的同時(shí)必須付好管理責(zé)任，一旦管理不力出現(xiàn)損失，還必須承擔(dān)相應(yīng)的費(fèi)用。當(dāng)沒有詳細(xì)的資產(chǎn)信息記錄時(shí)，資產(chǎn)管理的責(zé)任只能停留在紙面。

此外，資產(chǎn)管理者還面臨很多的工作困難，如：

各種與資產(chǎn)相關(guān)的審批（如申購(gòu)、調(diào)配調(diào)撥、報(bào)廢報(bào)損等）分散，資產(chǎn)相關(guān)信息的來(lái)龍去脈被人為割裂，無(wú)法獲知完整的信息。

因?yàn)樾畔⒎稚ⅲ员厝淮嬖谛畔⒌闹`錄、導(dǎo)入等操作，工作量加大，錯(cuò)誤的出現(xiàn)也難以避免，甚至給人為作弊提供了空間。

沒有提示或預(yù)警，忽略了資產(chǎn)的質(zhì)保、維保日期可能導(dǎo)致產(chǎn)生不必要的費(fèi)用以及不必要的損失。

在室外無(wú)法快速查看資產(chǎn)的相關(guān)信息。

管理思路

致遠(yuǎn)協(xié)同固定資產(chǎn)管理以協(xié)同管理思想為基礎(chǔ)，融合企業(yè)信息化發(fā)展建設(shè)模型"協(xié)同五環(huán)理論"進(jìn)行構(gòu)建，全面幫助組織對(duì)業(yè)務(wù)管理進(jìn)行規(guī)劃、建設(shè)、應(yīng)用，充分考慮到固定資產(chǎn)與采購(gòu)管理、財(cái)務(wù)管理以及辦公門戶之間的協(xié)同應(yīng)用關(guān)系，避免"信息孤島"的情況出現(xiàn)。

在"協(xié)同五環(huán)理論"中，協(xié)同固定資產(chǎn)管理屬于業(yè)務(wù)協(xié)同的范疇。在該理論模型中，業(yè)務(wù)協(xié)同起著承上啟下的作用。它與協(xié)同HR管理、協(xié)同費(fèi)用預(yù)算管控應(yīng)用、協(xié)同合同管理等應(yīng)用一起承載著幫助企業(yè)進(jìn)行初步的業(yè)務(wù)管理的職責(zé)。與專業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相比，致遠(yuǎn)協(xié)同辦公平臺(tái)所提供的資產(chǎn)管理功能可以滿足企業(yè)的資產(chǎn)辦公需要，同時(shí)有以下優(yōu)勢(shì)：

簡(jiǎn)單易用、人人會(huì)用；采用Office組件作為表單編輯器，只要能使用office的人員均能夠快速掌握，制作表單。

覆蓋全員、利用方便；覆蓋組織全員，能夠直接關(guān)聯(lián)到組織架構(gòu)及人員崗位信息，方便穩(wěn)定。

表單模板、功能強(qiáng)大；

流程審批、智能便捷；

查詢統(tǒng)計(jì)、報(bào)表多維；

管控靈活、按需調(diào)整；

同時(shí)，利用協(xié)同完成資產(chǎn)管理的功能，第一，所有員工都能使用并參與資產(chǎn)管理，信息來(lái)源既廣泛又直接；第二，從資產(chǎn)的申請(qǐng)購(gòu)買到報(bào)廢報(bào)損或饋贈(zèng)轉(zhuǎn)讓，期間的任何環(huán)節(jié)、任何流轉(zhuǎn)、任何審批的全部信息都是完整記錄的，可隨時(shí)調(diào)閱；第三，數(shù)據(jù)在審批完成時(shí)就自動(dòng)記錄更新，歷史信息也加以保留，避免了人工謄錄出現(xiàn)差錯(cuò)、防止了人為操作出現(xiàn)差異；第四，根據(jù)企業(yè)的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)要求等隨時(shí)可進(jìn)行適應(yīng)性更改，滿足企業(yè)發(fā)展、變更的管理要求，完全沒有升級(jí)的障礙；第五，自動(dòng)向管理者發(fā)出提醒、預(yù)警；第六，通過移動(dòng)端可隨時(shí)、隨地進(jìn)行管理或者獲知相關(guān)的信息。

固定資產(chǎn)管理方案功能

資產(chǎn)檔案管理

資產(chǎn)檔案管理是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的核心基礎(chǔ)，只有建立了完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，企業(yè)的資產(chǎn)管理工作才能順利有序的進(jìn)行。資產(chǎn)檔案主要用來(lái)對(duì)資產(chǎn)的基本信息進(jìn)行登記，在資產(chǎn)的采購(gòu)入庫(kù)或者集團(tuán)調(diào)撥、采購(gòu)直接發(fā)放等情況下都需要建立設(shè)備卡片對(duì)設(shè)備的使用狀況進(jìn)行跟蹤，同時(shí)設(shè)備卡片的附卡記錄了設(shè)備的全生命周期信息，如：領(lǐng)用，調(diào)撥、租賃記錄等。

資產(chǎn)信息管理是對(duì)該資產(chǎn)進(jìn)行全生命周期的信息記錄，包括其基本信息、使用狀態(tài)、變更記錄、維保記錄、資產(chǎn)照片等信息均可記錄在案。管理人員在需要的時(shí)候，只需打開該表，即可一目了然的看到該資產(chǎn)的所有信息。

該資產(chǎn)的每次申請(qǐng)領(lǐng)用記錄、維保記錄等均可自動(dòng)記錄到該表中，避免人工錄入時(shí)容易產(chǎn)生的遺忘、錯(cuò)誤等情況發(fā)生。確保資產(chǎn)信息準(zhǔn)確、完備。

資產(chǎn)領(lǐng)用

資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)記錄是對(duì)實(shí)物資產(chǎn)管理的重要功能。當(dāng)組織人員需要申請(qǐng)某一資產(chǎn)時(shí)，必須按照組織規(guī)定發(fā)起相應(yīng)的流程，說(shuō)明領(lǐng)用資產(chǎn)的原因、使用人員、領(lǐng)用的資產(chǎn)類型及名稱等。報(bào)由相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，發(fā)起人方可領(lǐng)用。

員工列出所需的資產(chǎn)申請(qǐng)領(lǐng)用（可自領(lǐng)和代領(lǐng)），資產(chǎn)管理員從資產(chǎn)庫(kù)中選擇相應(yīng)的閑置資產(chǎn)，填寫領(lǐng)用部門和領(lǐng)用人，審批完成后辦理領(lǐng)用并記錄，之后系統(tǒng)自動(dòng)存儲(chǔ)相關(guān)信息到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄"中并生成《資產(chǎn)標(biāo)簽打印單》推送到資產(chǎn)管理員的待辦事項(xiàng)中（直接打開后打印）。

資產(chǎn)購(gòu)置

當(dāng)員工發(fā)起資產(chǎn)申請(qǐng)流程后，如果組織內(nèi)部沒有對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)可供領(lǐng)用，則可設(shè)計(jì)由系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)或人工發(fā)起《固定資產(chǎn)申購(gòu)表》。員工可以根據(jù)工作需要申請(qǐng)購(gòu)買資產(chǎn)，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門（如行政部、辦公室等）查看所需資產(chǎn)的庫(kù)存情況，然后做出部分或全部新購(gòu)與調(diào)配調(diào)撥的意見。有調(diào)配調(diào)撥時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成調(diào)配調(diào)撥的流程并推送到申請(qǐng)人的待辦事項(xiàng)中（申購(gòu)單自動(dòng)嵌入）。有新購(gòu)時(shí)，由采購(gòu)部門進(jìn)行詢價(jià)與采購(gòu)，完成后由資產(chǎn)管理員進(jìn)行入庫(kù)操作，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成多個(gè)資產(chǎn)信息錄入流程并復(fù)制新購(gòu)資產(chǎn)的相關(guān)信息（名稱、型號(hào)規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等）到《資產(chǎn)信息錄入單》，由資產(chǎn)管理員填寫以入庫(kù)。

資產(chǎn)管理員填寫資產(chǎn)的相關(guān)信息，分資產(chǎn)個(gè)體（單種資產(chǎn)可存在多個(gè)個(gè)體）錄入，系統(tǒng)自動(dòng)生成各個(gè)資產(chǎn)個(gè)體的編號(hào)和ID編碼，并保存到資產(chǎn)檔案信息中（未領(lǐng)用前資產(chǎn)狀態(tài)為"閑置"）。

資產(chǎn)調(diào)撥

資產(chǎn)調(diào)配調(diào)撥由資產(chǎn)管理部門處理，審批完成后，由資產(chǎn)管理員填寫調(diào)配調(diào)撥后的現(xiàn)使用部門、現(xiàn)責(zé)任人和交割記錄等信息，完成后系統(tǒng)自動(dòng)更新該資產(chǎn)個(gè)體在"資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄"中的使用部門、責(zé)任人等信息，調(diào)配調(diào)撥情況將存儲(chǔ)到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)信息變更記錄"中。

固定資產(chǎn)未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不可以調(diào)拔；

資產(chǎn)的調(diào)撥，必須通過調(diào)撥流程，主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后才可以完成。

資產(chǎn)維保

員工可以根據(jù)資產(chǎn)的狀況說(shuō)明原因和上傳照片后申請(qǐng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行維修或保養(yǎng)，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門查驗(yàn)資產(chǎn)有無(wú)人為損壞并厘清責(zé)任，若因員工人為損壞導(dǎo)致維修則由資產(chǎn)管理部門注明需要員工承擔(dān)的費(fèi)用。審批完成資產(chǎn)維保后，資產(chǎn)管理部門記錄維保的具體日期與情況，填寫無(wú)法維修需要報(bào)廢報(bào)損的資產(chǎn)數(shù)量，完成后系統(tǒng)自動(dòng)將維修保養(yǎng)信息存檔到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)信息變更記錄"中。若存在報(bào)廢報(bào)損的情況，則系統(tǒng)自動(dòng)生成資產(chǎn)報(bào)廢報(bào)損流程并推送到資產(chǎn)管理人員的待辦事項(xiàng)中。

資產(chǎn)報(bào)廢

員工可以根據(jù)資產(chǎn)的狀況說(shuō)明原因和上傳照片后申請(qǐng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢報(bào)損，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門查驗(yàn)資產(chǎn)有無(wú)人為損壞并厘清責(zé)任，若因員工人為損壞導(dǎo)致則由資產(chǎn)管理部門注明需要員工承擔(dān)的賠償。審批完成后資產(chǎn)管理部門處置資產(chǎn)，記錄處置的具體日期、回收殘值等情況，完成后系統(tǒng)自動(dòng)更新該資產(chǎn)個(gè)體在"資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄"中的相關(guān)信息并將報(bào)廢報(bào)損信息存儲(chǔ)到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)信息變更記錄"中。

資產(chǎn)查詢統(tǒng)計(jì)

系統(tǒng)為用戶提供了強(qiáng)大的查詢統(tǒng)計(jì)功能，可按照用戶需求生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為組織的資產(chǎn)管理提供有力的支撐。

維保記錄查詢

針對(duì)組織內(nèi)部的固定資產(chǎn)，在使用期限內(nèi)可能需要進(jìn)行維修保養(yǎng)，在需要時(shí)，可隨時(shí)對(duì)某個(gè)固定資產(chǎn)的維修記錄進(jìn)行查詢，也可進(jìn)行全局查詢。

報(bào)廢資產(chǎn)查詢

通過報(bào)廢資產(chǎn)查詢功能，可快速查詢某一個(gè)周期內(nèi)報(bào)廢資產(chǎn)的記錄。

資產(chǎn)狀態(tài)查詢

資產(chǎn)狀態(tài)查詢可幫助固定資產(chǎn)管理人員快速查詢固定資產(chǎn)的總體狀態(tài)，是否被領(lǐng)用，保管人是誰(shuí)，領(lǐng)用時(shí)間等均可一目了然的呈現(xiàn)。

部門資產(chǎn)查詢

可幫助管理人員快速查詢或統(tǒng)計(jì)某一個(gè)部門所擁有的固定資產(chǎn)數(shù)量，類別，名稱及資產(chǎn)金額等信息。