接待工作是企業(yè)的一扇窗口，直接關系到對外形象和美譽度。對于企業(yè)而言，建立健全的接待管理制度，是保障接待工作正常有序開展的基礎。
借助致遠協(xié)同運營平臺，企業(yè)可以將接待工作中的各項流程進行統(tǒng)籌安排，形成規(guī)范化、標準化、表單化、流程化的管理模式，這樣有利于簡化接待工作，幫助相關人員快速處理來訪和接待事宜，確保來訪接待工作有計劃、高效率。
國企接待管理痛點
接待任務分工交叉：接待任務較多，需要對每名人員進行合理分工，確保每項接待工作有序開展，相關人員工作內容清晰明了。
接待任務規(guī)格不同：根據接待人員的層級不同，接待任務規(guī)格和費用標準都要進行相應匹配，要符合國家接待制度要求。
接待任務數(shù)量多：單位的接待任務數(shù)量隨著上級單位的督查要求和同級單位的互動交流越來越頻繁，對不同任務交叉執(zhí)行安排帶來的分工協(xié)作要求更高。
接待任務變化快：每項接待任務的過程變化較多，當某些環(huán)節(jié)發(fā)生變化時，需要花費大量的時間、精力進行調整。
接待任務個性差異：每次接待任務的重點有所不同，對于參觀點位的要求也不盡相同，加上時間安排因素，需要個性化設置接待計劃。
國企接待管理解決方案
接待管理門戶
包含數(shù)據庫、接待管理、調研管理、會見管理、餐敘管理、點位管理，支持多終端訪問。
接待數(shù)據匯總
對來訪人員數(shù)據、車輛數(shù)據、會議室數(shù)據、餐敘數(shù)據、酒店數(shù)據、接待總結、反饋評價等信息進行統(tǒng)一匯總，當人員再次來訪時可直接調用數(shù)據，大幅提升接待任務安排效率。同時，相關負責人可基于歷史數(shù)據，對相關酒店、餐敘地點進行添加、更改，以便更好地完成接待工作。
接待籌備
具體包括接待來函登記、籌備方案報批、接待預算審批、籌備反饋確認、籌備方案調整等流程環(huán)節(jié)。平臺根據不同類型和不同標準的接待事項，進行不同條件的自動審批流轉，其中，平臺會自動判斷接待費用是否超出相應預算。
方案分工
具體包含方案分工分解、方案分工下達、方案任務變更、方案分工反饋、接待任務督辦五大環(huán)節(jié)。平臺按照接待任務進行分工安排，可根據任務大小，將點位安排、座談安排、餐敘安排、酒店安排、車輛安排等分配給不同的主辦人。在方案執(zhí)行的過程中，任何原因導致的變更可分類進行申請，審批通過后方案分工自動更新。
平臺根據不同場景，預置多種安排模式供各環(huán)節(jié)人員選擇。在多級任務分解后，平臺可按照不同任務節(jié)點生成任務臺賬，并對于重要節(jié)點狀態(tài)進行監(jiān)督，與此同時平臺自動生成督辦臺賬。
接待方案
主辦人可圍繞參觀安排點位線路，進行座談、餐敘、住宿、車輛和其他后勤安排，不同安排審批完成后，平臺自動生成任務子方案，匯總生成接待方案。
接待方案執(zhí)行
接待任務分工后，平臺會針對此次接待分解為多個子任務，按照任務計劃行程執(zhí)行，經辦人可通過平臺隨時獲取子任務最新信息，如變更、取消等。在接待方案審批完成后，平臺自動將參觀、座談、住宿等安排生成顯示線路，以地圖導航模式一鍵了解整個接待行程和路線，點擊每個節(jié)點可以穿透進行詳細的行程查閱。
接待方案總結
具體包括接待記錄總結、接待宣傳發(fā)布、接待費用結算、接待相片寄送、接待記錄歸檔。在接待完成后，由各環(huán)節(jié)提交接待子任務總結后，由接待負責人進行總結并提交紀。
接待任務全部完成后，所有文件資料按照檔案管理要求進行存檔移交，包括公文、往來函件、紀要、重要文稿、宣傳原件或打印件等；每一項接待任務完成后，可以通過接待費用報銷，結算接待的所有費用，平臺自動生成單項目的所有費用臺賬，支持穿透查看詳細接待費用記錄。
客戶成功案例——華泰集團
華泰集團是以造紙、化工為龍頭，集印刷、熱電、林業(yè)、物流、商貿、餐飲、地產、金融等十多個產業(yè)于一體的全國500強企業(yè)，建有全球最大的高檔新聞紙生產基地、全國最大 的鹽化工生產基地。作為山東省造紙行業(yè)第一家A股上市企業(yè)，華泰集團年造紙產能達到400萬噸，化工及造紙助劑年產能400萬噸，現(xiàn)有員工15000余人，總資產328億元。
華泰集團原有的接待計劃、接待用餐審批都是通過紙質方式，不僅效率低，而且紙質文件很難保存，查詢統(tǒng)計不方便。而且，接待工作經常是跨公司、跨部門的協(xié)同工作，傳統(tǒng)方式導致工作協(xié)作困難。
通過致遠協(xié)同運營平臺定制化打造的接待管理平臺，華泰集團首先實現(xiàn)接待計劃、接待線路、參觀對象、用車、會議等服務人員的協(xié)作，讓接待工作有序開展。其次，實現(xiàn)就餐費用開支、明細查詢、自動計算、實時跟蹤、過程監(jiān)督、細化結算，通過費用成本的統(tǒng)計分析有效實現(xiàn)報餐費用定額控制。最后，實現(xiàn)全程電子化審批，解決了每日接待紙質提報的問題，讓管理過程更加科學規(guī)范。
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