接待工作是企業(yè)的一扇窗口，直接關(guān)系到對(duì)外形象和美譽(yù)度。對(duì)于企業(yè)而言，建立健全的接待管理制度，是保障接待工作正常有序開展的基礎(chǔ)。
借助致遠(yuǎn)協(xié)同運(yùn)營平臺(tái)，企業(yè)可以將接待工作中的各項(xiàng)流程進(jìn)行統(tǒng)籌安排，形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、表單化、流程化的管理模式，這樣有利于簡化接待工作，幫助相關(guān)人員快速處理來訪和接待事宜，確保來訪接待工作有計(jì)劃、高效率。
國企接待管理痛點(diǎn)
接待任務(wù)分工交叉：接待任務(wù)較多，需要對(duì)每名人員進(jìn)行合理分工，確保每項(xiàng)接待工作有序開展，相關(guān)人員工作內(nèi)容清晰明了。
接待任務(wù)規(guī)格不同：根據(jù)接待人員的層級(jí)不同，接待任務(wù)規(guī)格和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)都要進(jìn)行相應(yīng)匹配，要符合國家接待制度要求。
接待任務(wù)數(shù)量多：單位的接待任務(wù)數(shù)量隨著上級(jí)單位的督查要求和同級(jí)單位的互動(dòng)交流越來越頻繁，對(duì)不同任務(wù)交叉執(zhí)行安排帶來的分工協(xié)作要求更高。
接待任務(wù)變化快：每項(xiàng)接待任務(wù)的過程變化較多，當(dāng)某些環(huán)節(jié)發(fā)生變化時(shí)，需要花費(fèi)大量的時(shí)間、精力進(jìn)行調(diào)整。
接待任務(wù)個(gè)性差異：每次接待任務(wù)的重點(diǎn)有所不同，對(duì)于參觀點(diǎn)位的要求也不盡相同，加上時(shí)間安排因素，需要個(gè)性化設(shè)置接待計(jì)劃。
國企接待管理解決方案
接待管理門戶
包含數(shù)據(jù)庫、接待管理、調(diào)研管理、會(huì)見管理、餐敘管理、點(diǎn)位管理，支持多終端訪問。
接待數(shù)據(jù)匯總
對(duì)來訪人員數(shù)據(jù)、車輛數(shù)據(jù)、會(huì)議室數(shù)據(jù)、餐敘數(shù)據(jù)、酒店數(shù)據(jù)、接待總結(jié)、反饋評(píng)價(jià)等信息進(jìn)行統(tǒng)一匯總，當(dāng)人員再次來訪時(shí)可直接調(diào)用數(shù)據(jù)，大幅提升接待任務(wù)安排效率。同時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人可基于歷史數(shù)據(jù)，對(duì)相關(guān)酒店、餐敘地點(diǎn)進(jìn)行添加、更改，以便更好地完成接待工作。
接待籌備
具體包括接待來函登記、籌備方案報(bào)批、接待預(yù)算審批、籌備反饋確認(rèn)、籌備方案調(diào)整等流程環(huán)節(jié)。平臺(tái)根據(jù)不同類型和不同標(biāo)準(zhǔn)的接待事項(xiàng)，進(jìn)行不同條件的自動(dòng)審批流轉(zhuǎn)，其中，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)判斷接待費(fèi)用是否超出相應(yīng)預(yù)算。
方案分工
具體包含方案分工分解、方案分工下達(dá)、方案任務(wù)變更、方案分工反饋、接待任務(wù)督辦五大環(huán)節(jié)。平臺(tái)按照接待任務(wù)進(jìn)行分工安排，可根據(jù)任務(wù)大小，將點(diǎn)位安排、座談安排、餐敘安排、酒店安排、車輛安排等分配給不同的主辦人。在方案執(zhí)行的過程中，任何原因?qū)е碌淖兏煞诸愡M(jìn)行申請(qǐng)，審批通過后方案分工自動(dòng)更新。
平臺(tái)根據(jù)不同場景，預(yù)置多種安排模式供各環(huán)節(jié)人員選擇。在多級(jí)任務(wù)分解后，平臺(tái)可按照不同任務(wù)節(jié)點(diǎn)生成任務(wù)臺(tái)賬，并對(duì)于重要節(jié)點(diǎn)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督，與此同時(shí)平臺(tái)自動(dòng)生成督辦臺(tái)賬。
接待方案
主辦人可圍繞參觀安排點(diǎn)位線路，進(jìn)行座談、餐敘、住宿、車輛和其他后勤安排，不同安排審批完成后，平臺(tái)自動(dòng)生成任務(wù)子方案，匯總生成接待方案。
接待方案執(zhí)行
接待任務(wù)分工后，平臺(tái)會(huì)針對(duì)此次接待分解為多個(gè)子任務(wù)，按照任務(wù)計(jì)劃行程執(zhí)行，經(jīng)辦人可通過平臺(tái)隨時(shí)獲取子任務(wù)最新信息，如變更、取消等。在接待方案審批完成后，平臺(tái)自動(dòng)將參觀、座談、住宿等安排生成顯示線路，以地圖導(dǎo)航模式一鍵了解整個(gè)接待行程和路線，點(diǎn)擊每個(gè)節(jié)點(diǎn)可以穿透進(jìn)行詳細(xì)的行程查閱。
接待方案總結(jié)
具體包括接待記錄總結(jié)、接待宣傳發(fā)布、接待費(fèi)用結(jié)算、接待相片寄送、接待記錄歸檔。在接待完成后，由各環(huán)節(jié)提交接待子任務(wù)總結(jié)后，由接待負(fù)責(zé)人進(jìn)行總結(jié)并提交紀(jì)。
接待任務(wù)全部完成后，所有文件資料按照檔案管理要求進(jìn)行存檔移交，包括公文、往來函件、紀(jì)要、重要文稿、宣傳原件或打印件等；每一項(xiàng)接待任務(wù)完成后，可以通過接待費(fèi)用報(bào)銷，結(jié)算接待的所有費(fèi)用，平臺(tái)自動(dòng)生成單項(xiàng)目的所有費(fèi)用臺(tái)賬，支持穿透查看詳細(xì)接待費(fèi)用記錄。
客戶成功案例——華泰集團(tuán)
華泰集團(tuán)是以造紙、化工為龍頭，集印刷、熱電、林業(yè)、物流、商貿(mào)、餐飲、地產(chǎn)、金融等十多個(gè)產(chǎn)業(yè)于一體的全國500強(qiáng)企業(yè)，建有全球最大的高檔新聞紙生產(chǎn)基地、全國最大 的鹽化工生產(chǎn)基地。作為山東省造紙行業(yè)第一家A股上市企業(yè)，華泰集團(tuán)年造紙產(chǎn)能達(dá)到400萬噸，化工及造紙助劑年產(chǎn)能400萬噸，現(xiàn)有員工15000余人，總資產(chǎn)328億元。
華泰集團(tuán)原有的接待計(jì)劃、接待用餐審批都是通過紙質(zhì)方式，不僅效率低，而且紙質(zhì)文件很難保存，查詢統(tǒng)計(jì)不方便。而且，接待工作經(jīng)常是跨公司、跨部門的協(xié)同工作，傳統(tǒng)方式導(dǎo)致工作協(xié)作困難。
通過致遠(yuǎn)協(xié)同運(yùn)營平臺(tái)定制化打造的接待管理平臺(tái)，華泰集團(tuán)首先實(shí)現(xiàn)接待計(jì)劃、接待線路、參觀對(duì)象、用車、會(huì)議等服務(wù)人員的協(xié)作，讓接待工作有序開展。其次，實(shí)現(xiàn)就餐費(fèi)用開支、明細(xì)查詢、自動(dòng)計(jì)算、實(shí)時(shí)跟蹤、過程監(jiān)督、細(xì)化結(jié)算，通過費(fèi)用成本的統(tǒng)計(jì)分析有效實(shí)現(xiàn)報(bào)餐費(fèi)用定額控制。最后，實(shí)現(xiàn)全程電子化審批，解決了每日接待紙質(zhì)提報(bào)的問題，讓管理過程更加科學(xué)規(guī)范。
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